Politica digitale: sai di cosa si tratta?

Un errato uso dei dati potrebbe comportare un brusco danno di immagine, che potrebbe portare conseguenze catastrofiche per le sorti dell’azienda.

La raccolta dei dati

La possibilità di acquistare online, quella di ottenere informazioni da una determinata ditta tramite le newsletter, per non parlare degli sconti promessi alla persona al momento della registrazione ad un sito, hanno incrementato in modo esponenziale il tipo e il numero di dati che vengono forniti spontaneamente alle aziende.

Se pure si volesse limitare al minimo il numero di informazioni relative ad un soggetto che entra in contatto con il sito o la pagina social di un’azienda, si avrebbero a disposizione dati come nome e cognome, luogo in cui si vive, preferenze, indirizzo email e molte altre. A questo si deve aggiungere la giusta e crescente sensibilità degli utenti circa l’utilizzo dei propri dati, creando un mix da gestire con calma, precisione e buon senso. Soprattutto se tra le varie opzioni messe a disposizione del cliente ci fosse la possibilità di fornire a terzi i suoi dati.

Come e quando raccogliere i dati e come conservarli

La prima regola da rispettare è quella di chiedere solo le informazioni strettamente necessarie all’espletamento delle proprie attività. Se, ad esempio, si trattasse di semplice vendita occorrono solo i dati per identificare la persona, il pagamento e l’eventuale recapito del prodotto. In realtà, in questa fase si raccolgono anche una serie di informazioni che risultano fondamentali per imbastire una campagna pubblicitaria o per apportare delle modifiche alla propria attività, in modo da andare incontro alle esigenze della clientela.

Per questo motivo, è fondamentale dichiarare in modo trasparente e immediato quali saranno gli usi che si faranno dei dati raccolti. Ciò sia per rispettare la normativa sia per far capire all’utente che sta trattando con un’azienda seria di cui potersi fidare ciecamente. Anche per questo motivo è bene che la politica digitale preveda un sistema di comunicazione tra cliente e attività, che sia semplice e che produca delle risposte rapide per ogni esigenza.

Occorre essere pronti a fornire tutte le informazioni richieste relative all’uso dei dati in possesso. Inoltre va assicurata la possibilità di richiedere ed ottenere effettivamente la cancellazione della propria posizione, ovviamente ad esclusione dei dati di tipo contabile.

La conservazione delle informazioni è altrettanto importante anche dal punto di vista legale. Avere a disposizione dei server sicuri, di proprietà o usando l’hosting, forniti di sistemi di sicurezza di alto livello mettono al riparo da qualsiasi contestazione.